Une formation permet d’acquérir de nouvelles connaissances ou de réaliser une mise à jour. Quel que soit le format, une séance ou une session, la réussite repose sur une excellente préparation. Comment préparer une bonne formation ? Suivez le guide.
Préciser l’objectif
La formation répond à un besoin au sein d’une entité. Entre autres un renforcement des compétences, introduction d’un nouvel outil de travail ou encore amélioration du process… Le profil des participants, le contenu et l’approche varient en fonction des résultats attendus. Ainsi, avant de commencer la préparation, il est primordial de déterminer les objectifs à atteindre. Ils constituent une ligne directrice à suivre.
Concevoir un document-cadre
Le document-cadre rappelle l’objectif et liste les moyens pour y parvenir. Détailler les différentes phases permet au formateur de maîtriser chaque point. Si la session vise à faciliter l’intégration d’un nouvel outil, il est primordial de bien décrire son utilisation.
Garder un minimum de souplesse est nécessaire afin de préserver la possibilité d’ajouter ou retirer un thème selon le temps disponible.
Déterminer le profil et le nombre de participants
Une formation n’est pas un cours magistral. Limiter le nombre des participants garantit une bonne ambiance de travail, une circulation plus fluide de l’information et une meilleure acquisition du savoir-faire. Posséder une connaissance préalable est requis dans certains types de session. Parfois, elle est destinée à un groupe social précis : les étudiants, les jeunes, les mères…
Choisir le bon formateur
Adopter le bon schéma pédagogique est essentiel. Le choix repose sur plusieurs critères, un bon formateur basera son approche sur l’attente, la composition et le vécu des participants. Même pour les disciplines techniques, le succès repose sur sa capacité à s’appuyer sur la connaissance du groupe et stimuler leur soif d’apprendre. Par ailleurs, associer les nouveaux éléments aux informations déjà disponibles facilite l’assimilation.
Ces qualités serviront de base pour comparer les formateurs. Si aucun ne se dégage du lot, organiser des entretiens sera nécessaire.
Élaborer un programme détaillé
La maîtrise du temps figure parmi les piliers d’une formation réussie. Le programme comporte les thèmes prévus. Outre la présentation et les exercices pratiques, il est primordial de prévoir des moments pour les questions-réponses et les pauses. Ces petites coupures permettront aux participants de reprendre leur souffle et favorisent les interactions.
Finaliser le contenu
Une formation de deux heures est différente d’une séance de 30 minutes. Dans le premier cas, l’animateur peut aborder les détails de chaque module. Il se limitera aux points essentiels si le temps est plus court. Sélectionner les bonnes illustrations et les exemples concrets facilitera la compréhension et la mémorisation.
Préparer une documentation appropriée
La documentation complète la formation. Elle offre aux participants un nouvel angle facilitant la mémorisation du contenu. Reproduire des livres ne sera pas nécessaire. Le formateur doit apporter sa touche personnelle en fonction des objectifs.
Un petit mot sur le budget
Même une formation en interne nécessite un minimum de budget. Parmi les lignes de dépense figurent entre autres la location de la salle, le cachet du formateur, les équipements, les pauses, le déjeuner ou encore les boissons. La réalisation des supports et des documents d’appui entre aussi dans cette catégorie.
Maîtriser l’espace
Se renseigner sur le lieu de la formation est essentiel : sa taille, les équipements disponibles, les éclairages et surtout sa configuration. Ces détails serviront à bien préparer le déroulement de chaque séance. Effectuer un repérage est une bonne méthode. Au cas où cette approche n’est pas possible, arriver un peu en avance est recommandé. Si vous avez le choix, il est important de choisir un lieu stimulant la concentration et la soif d’apprendre.
Organiser le suivi et l’évaluation
Les exercices pratiques, les simulations, les fiches d’évaluation ou encore les comptes rendus permettront de vérifier si l’objectif est atteint ou non. Maîtriser d’autres outils comme les questionnaires, les études de cas et la conception de projet apportent également des réponses concrètes. Le formateur peut alors clarifier un point essentiel avant la fin.